打造高效率遠距辦公室！Google Workspace、Microsoft 365 關鍵功能比較

辦公文書工具是企業內、外部溝通以及商業往來的重要管道。回顧 30 年前的辦公環境，整個辦公桌都擺滿了文件和辦公用具，如今，多數的辦公用品都已經被虛擬化的軟體所取代，甚至是整合到雲端協作平台裡。

在後疫情時代下，遠距辦公（Work From Home）模式成為常態，文書處理的順暢度及遠端協作變得更為重要，因此，選擇良好的協作平台及文書工具，已成為企業應對遠距辦公的首要關鍵考量。

說到雲端辦公工具，就一定會談到 Google Workspace（原為 G Suite）以及 Microsoft 365。接下來，CloudMile 將於本文為您比較兩者的差異，並統整 Google Workspace 改版亮點。

Google Workspace 作為雲端原生的協作平台，讓用戶無須手動進行系統更新，也免去應用程式修補及停機等麻煩，全新改版後，更是大幅整合使用者介面。例如，在 Doc 、Sheet 或 Slide 介面中，隨時都能另起小視窗，透過 Meet picture-in-picture 召開視訊會議與團隊共同協作，以此強化遠距辦公的效率。

Microsoft 365（原為 Office 365）則是長期掌握傳統型的文書工具市場，深耕於需安裝的桌面應用程式，近幾年則陸續推出網頁版協作平台 Microsoft 365 及 App 工具的應用，雖然同樣支援線上協作功能，但整體即時性相比 Google Workspace，仍略為不足。

至於儲存空間方面，對於 300 人以下的企業，Google Workspace 標準商務方案提供較大的儲存空間，像是 Business Standard 及Business Standard Plus 分別有 2 TB、 5 TB 的 Google Drive 儲存空間；而 Microsoft 365 相似的 Business Standard 以及 Business Premium 方案，則是僅提供 1 TB 的 OneDrive 儲存空間。

總部位於新加坡的跨國通訊服務供應商 MyRepublic，在營運初期便採用 Google Workspace，串連起位在澳洲、紐西蘭各地僅 80 位的員工，持續推出有競爭力的產品，同時也有效地控制運營成本。如今，MyRepublic 企業規模得以擴展到 1,000 名員工，且能服務多達 300,000 名消費者。透過 Gmail, Google Sites, Google Drive 以及 Google Meet 等 Google Workspace 協作工具，MyRepublic 無須時常來回各家分公司，也能創造協作、緊密團結的文化。

此外，知名的 DevOps 流程開發平台 GitLab 從成立之初就採取全遠距工作模式，訂定詳細的全遠距工作流程及管理指南。為了讓分散在 50 個國家的員工與合作夥伴能夠順暢地協同合作，GitLab 採用了 Google Workspace，使得各地的員工皆能 ：

1. 跨時區的協作
2. 同時在線組織會議、共同編輯文件並分享資訊
3. 在非同步工作的情況下完成任務

Google Workspace 最大優勢即在於線上即時協作力以及更有效率、更具整合性的使用者介面，是遠距辦公模式不可少的利器之一。而企業習慣雲端辦公環境之後，接下來則是逐步建立數據驅動的商業模式。

CloudMile 作為 Google Cloud 菁英合作夥伴，近期正式通過 Google Cloud 審核，成為全台第一家也是唯一獲得 Google Cloud 認證的雲端託管服務供應商（Managed Service Provider, MSP) 。CloudMile 獲得專業認證的項目包括基礎架構、資料分析與機器學習，可以提供企業一站式託管服務，從雲端導入、策略諮詢、雲端搬遷實際執行導入、基礎架構與第三方整合優化，到全年無休的營運技術支援，持續陪伴企業數位轉型的每一步。

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